Terugblik E-day 2022: Educator als onderdeel van de digitale campus

Terugblik E-day 2022: Educator als onderdeel van de digitale campus

Na enkele jaren digitaal bij elkaar gekomen te zijn, was het fijn om klanten dit jaar te kunnen verwelkomen in onze nieuwe thuisbasis van Educator: De IJsseltoren in Zwolle. Klanten uit alle hoeken van het land waren bijeengekomen om kennis uit te wisselen en te praten over de onderwijspraktijk.

Flexibiliseren, personaliseren, digitaliseren en regisseren

De middag werd geopend door directeur Jan Jaap Kanis die kort de trends en de ontwikkelingen in de onderwijsmarkt doornam. De belangrijkste kernwoorden in zijn bijdrage waren flexibiliseren, personaliseren, digitaliseren en regisseren. Daarnaast constateerde hij dat de onderwijstrends niet heel veranderlijk zijn, waarbij opvalt dat er toenemende aandacht is voor curriculumvernieuwing en het belang van digitalisering afneemt (waarschijnlijk vanwege de minder grote relevantie van online leren nu Corona op zijn retour is). Ook Educator speelt op deze ontwikkelingen in door de student persoonlijk, flexibel en circulair te bedienen in: wat leer ik en in welk tempo, hoe leer ik, wanneer leer ik en waar leer ik.

SIS voor het MBO

Inmiddels zijn de Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten (AHK) en Tio live met hun studentinformatiesysteem en gaat Alfa College van start met Educator ter ondersteuning van curriculum ontwikkeling. Educator is als integraal volwaardig SIS begonnen in het hoger onderwijs en in 2022 is er gewerkt aan de afronding van diverse koppelingen voor het MBO. Vanaf nu kan Educator ook voor MBO instellingen een volwaardig SIS leveren.

Mijndigicampus

Breens Network collega Johan van Wijk vertelde vervolgens over het nieuwe concept mijndigicampus. Dit is ontstaan om een integrale studentervaring te kunnen leveren. Hiermee komt de student centraal te staan en wordt invulling gegeven aan een leven lang ontwikkelen. Flexibel en persoonlijk onderwijs hebben een enorme impact op processen, maar ook op informatievoorziening en onderliggende systemen. Daarom: één digitale campus voor student en docent waar een SIS, Onderwijscatalogus, CRM en Roosterapplicatie integraal onderdeel van zijn. Met als doel een integrale self-service voorziening voor student en docent, het bieden van de onderliggende proces ondersteuning en het bieden van een integrale benadering voor circulair onderwijs gedurende de studentreis.

Praktijkgestuurd leren bij het Friesland College

In de eerste workshop van de middag vertelde Hedy de Boer (roostermaker bij het Friesland College) over praktijkgestuurd leren. Bij het Friesland College doen studenten bij deze onderwijsvorm kennis en vaardigheden op in de praktijk tijdens hun stage. Daarnaast volgen ze werkplaatsen, waarbij ze theoretische kennis op doen over specifieke onderwerpen en is er zelfstudietijd. De studenten richten zich op zeven beroepstaken en gebruiken hiervoor de module Plannen & Verantwoorden om hun week in te plannen. De urenverdeling is vastgesteld, maar binnen die verdeling heeft de student vrijheid in keuzes. Als een student in de praktijk ergens tegenaan loopt waar hij meer van wil weten, kan hij zich inschrijven op een werkplaats en daar leervragen bijzetten. Uit de zaal kwam de vraag of je dan niet heel vaak dezelfde werkplaats moet geven als studenten zelf kunnen kiezen wanneer het voor hen relevant is. Dennis van Oeveren (Consultant Onderwijsinnovatie bij Educator), sidekick tijdens deze workshop, gaf aan dat dit inderdaad het geval kan zijn. Maar hij plaatste hierbij de kanttekening dat je ook beoogde werkplaatsen niet hoeft te geven als studenten deze werkplaatsen (nog) niet nodig hebben. De flexibiliteit hierin is een uitkomst van de keuze voor praktijkgestuurd leren.

Hedy liet live zien hoe Educator ondersteunt vanuit student, docent en studieloopbaanbegeleider (SLB’er). Ze toonde hoe een docent een werkplaats kan toevoegen inclusief locatie en aantal deelnemers. Maar ook hoe een SLB’er in zijn dashboard kan bekijken of zijn studenten al voldoende werkplaatsen hebben ingepland en de planning goedkeuren als dit zo is. Uit de praktijk kwam naar voren dat studenten het groepsgevoel misten, omdat deze onderwijsvorm heel individueel is. Er is daarom voor gekozen om eerstejaars één vaste dag op school werkplaatsen te laten volgen.

Verder liet Hedy de Leermeter zien, een tool waarbij studenten zelf de studievoortgang bijhouden door middel van bewijzen (portfolio). In de leermeter staan de eerder genoemde zeven beroepstaken en per taak kan de student zelf aangeven hoe hij zijn eigen niveau beoordeelt. De docent kan dat ook doen en de verschillen in uitkomsten zijn driemaal per jaar input voor het driehoeksgesprek tussen student, studieloopbaanbegeleider en praktijkbegeleider.

Hoe de AHK Microsoft Power Automate inzet als procesondersteuning

In de volgende workshop liet Sacha Defesche (functioneel beheerder bij de AHK) samen met Jacob Maljaars (Product Owner bij Educator) zien hoe de AHK het auditietraject vormgeeft. Bij de Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten is er voor vrijwel elke opleiding een eigen auditietraject waarin tijdens verschillende rondes een selectie van kandidaten wordt gemaakt. De Filmacademie krijgt jaarlijks 1000 studenten die auditie doen, maar hiervan krijgen er slechts 80 een opleidingsplek.
Een auditie bestaat uit onderdelen zoals motivatie, ervaring en een portfolio. Elke opleiding binnen de AHK is daarin uniek omdat eisen en competenties verschillen. Tot 2016 was het jaarlijks anderhalve week ‘chaos’ bij de AHK met stapels dvd’s, maquettes en ander bewijsmateriaal voor audities. Al snel volgde de opdracht dit proces zoveel mogelijk digitaal en automatisch af te wikkelen.

Binnen Educator was dat in eerste instantie een uitdaging en moest hiervoor een goede oplossing gevonden worden. Al gauw ontstond de keuze om een workflow te bouwen in Educator óf een oplossing te zoeken in één of meer bestaande applicaties. Er is toen gekozen om de oplossing buiten Educator te zoeken met behulp van Microsoft Power Automate. Sacha gaf tijdens de sessie aan dat het door de open architectuur van Educator makkelijk is om er ‘tegenaan te programmeren’ door de krachtige api. In het proces is Educator de rode draad, maar wordt ook gebruik gemaakt van alle tools die de AHK al in huis had zoals Typeform, Power Automate, Teams en Sharepoint.

Vervolgens lichtte Jacob de procesflow toe waarbij verschillende bronnen van aanmelding Educator ingaan. De aanmelder krijgt een automatische bevestiging, vervolgens wordt er gevraagd om extra gegevens (via een webformulier). Dit gevulde formulier wordt opgepakt door Power Automate en er volgt een opleiding specifieke afhandeling (in teams). In een sharepointlijst wordt alle aangeleverde informatie verzameld. Opleidingen hebben zelf de keuze of ze de toelating in Sharepoint, in teams of anders vastleggen. Maar het hoofdproces binnen de AHK is gelijk, met uitsluitend enkele verschillen op opleidingsniveau. Er is zelfs een automatische check of de student ook daadwerkelijk een student is (en geen bot).

De sessie werd door Sacha afgesloten met een korte demo waarin te zien was dat studenten met behulp van een unieke id door de auditieworkflow gaan en dat de selectiecommissie in Educator eenvoudig de URL’s naar aangeleverd materiaal kan terugvinden zoals filmpjes. De conclusie was dat deze oplossing maatwerk mogelijk maakt en dus goed bij de AHK past, maar ook beheersintensief is.

De digitale campus en SIS als backbone van de flexibele belofte bij de OU

In deze afsluitende workshop vertelden Pieter Volleberg (Business Proces Analist bij de Open Universiteit) en Roel Nicolai (Educator) over de digitale campus bij de OU. Op dit moment implementeert Breens Network (waar Educator onderdeel van is) de digitale campus bij de OU. In 2023 zal de livegang zijn van de eerste versie van dit platform. Pieter lichtte toe dat de OU in zekere zin afwijkt van de meeste andere universiteiten door het flexibele onderwijs. Studenten bepalen zelf hun route en tempo, maar er zijn ook cursussen met vaste startmomenten en snelheid. De OU kent geen vooropleidingseisen, introduceerde al ver voor corona digitaal onderwijs op afstand en heeft studenten over de hele wereld.

Vervolgens schetste hij de aanleiding bij de OU voor de digitale campus. De informatievoorziening bij de OU is op dit moment onvoldoende wendbaar met het oog op de toekomst en de huidige systemen kunnen een risico opleveren voor de bedrijfscontinuïteit. In de digitale campus komen een Studentinformatiesysteem, Onderwijscatalogus, CRM en Roosterapplicatie samen in één platform. Het doel van de digitale campus bij de OU is een integrale self-service voorziening te bieden voor student en docent waarin de student centraal staat en de hele studentreis omvat: van oriënteren tot diplomeren. Door het student 360 beeld volg je als onderwijsorganisatie studenten, is er één student beeld voor betrokkenen, kunnen studenten begeleid worden tijdens hun studie en bovendien biedt dit de mogelijkheid studenten te interesseren voor nieuwe cursussen of opleidingen.

Roel vulde aan dat er vanuit Breens Network voor is gekozen om voor CRM en het portaal gebruik te maken van goede bewezen beschikbare marktstandaarden. Mijndigicampus is niet alleen voor de OU inzetbaar, maar veel breder. Ook als andere onderwijsinstellingen een specifieke wens hebben is dat binnen mijndigicampus mogelijk. Het platform biedt een uitkomst voor leven lang ontwikkelen waarbij onderwijsinstellingen steeds meer de stap gaan maken van ‘voltijdfabriek’ naar passend onderwijs voor werkenden. De sessie werd afgesloten met een demonstratie, waarbij via verschillende schermen de hele studentlifecycle vanuit verschillende perspectieven werd getoond. Beginnend bij oriënteren en inschrijven, vervolgens plannen, studeren en diplomeren en tot slot betrokken blijven.

Na deze inspirerende middag was het tijd voor de borrel en konden we samen met onze klanten terugkijken op een mooie middag met een aantal inspirerende kijkjes in de keuken van diverse onderwijsinstellingen.

Lennart Strik

Lennart is Content Marketeer bij Educator en deelt regelmatig kennis en inspiratie over innovaties in het onderwijs.

More Posts - LinkedIn

Related Posts