De Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten (AHK) gaat in oktober 2021 live met hun nieuwe Studentinformatiesysteem (SIS). Hierover sprak ik met Sacha Defesche, Functioneel Beheerder bij de AHK.
Wat omvat het SIS voor de AHK?
“Dat is voor ons een ruime definitie, omdat we in ons huidige SIS (Alluris) veel verschillende soorten informatie verwerken. De basis bestaat uit het verwerken van inschrijvingen vanuit Studielink, het organiseren van de betalingen en natuurlijk de bekostiging vanuit de overheid. Daarnaast de volledige diplomering inclusief productie van de diploma’s, uitschrijving en afhandeling met DUO. Dit is in grote lijnen de administratieverwerking. Daarnaast hebben we nog veel cursisten, denk aan minoren, seminars, summer schools en meer. Bij deze groep komt net zoveel administratie kijken als bij de voltijd studenten, alleen de bekostiging vanuit de overheid speelt hier geen rol. Op het onderwijsvlak houden we de volledige studentendossiers bij in het SIS, denk daarbij aan cijfers, feedback, gespreksverslagen en meer. Een specifiek onderdeel van de AHK is het selectie- en auditie traject. Ook dat houden we volledig bij in het SIS. Neem de Filmacademie, daar krijgen we jaarlijks 1000 aanmeldingen voor, terwijl er maar plek is voor 80 studenten. Het traject wat eraan voorafgaat om die 80 studenten te selecteren moet uiteraard ook zorgvuldig worden vastgelegd. Tot slot gebruiken we het SIS ook nog voor de registratie van stages en zelfs voor de alumni administratie.”
Wie gaan ermee werken?
“Dat zijn heel veel gebruikers. De centrale administratie werkt er uiteraard dagelijks mee en dan heb je nog alle docenten, studenten en cursisten, de toelatingscommissies voor de selecties en 1e/2e lijns begeleiders. Indirect heb je nog de opleidingsmanagers en teamleiders die Power BI gebruik dat gevoed wordt vanuit het SIS voor allerlei dashboards. Alles bij elkaar kom je dan zo op 6.000 gebruikers.”
Hoe gaat de implementatie?
“Dat gaat goed, heel goed. Het is een langdurig en intensief traject, maar dat wisten we vooraf en de eindstreep is gelukkig in zicht. Ik ervaar het als een buitengewoon prettig traject. Een grote uitdaging was dat er ook nog data mee moest van de afgelopen 30 jaar, maar Educator is gelukkig hartstikke flexibel en heeft goed hierover meegedacht. Ik schat in dat al 75% is afgerond, we hebben al trainingssessies gedaan en ik heb veel zaken al kunnen inrichten vooruitlopend op de livegang. Onder andere door jullie heldere en flexibele Onderwijscatalogus, dat is echt jullie kracht. Wat er ook nog gebeurt is de ontwikkeling van een aantal nieuwe functionaliteiten. Daar wordt het iets ingewikkelder, maar gelukkig heb je collega’s die heel goed kunnen luisteren. Het is niet zo dat jullie klakkeloos overnemen wat we willen dat er gebouwd wordt, maar er worden kritische vragen gesteld, waardoor we onze eigen processen zijn gaan heroverwegen. Een goed dynamisch proces dus.”
Waren er zaken waar je tegenaan liep?
“De datamigratie was echt lastig en daarmee ben ik nog steeds erg druk. De eerste paar maanden heeft me die migratie wel wat stress opgeleverd. Gelukkig hebben we tijdens het proces duidelijke afspraken kunnen maken over verantwoordelijkheden en is het een gezamenlijke effort geworden waarbij de wisselwerking met Jeffry (Technisch Consultant bij Educator) erg goed was.”
Had je al ervaring met eerdere grote implementaties?
“Wel in een andere rol, namelijk als die van key-user bij de implementatie van de vorige SIS. Ik heb toen de gesprekken met de consultants meegemaakt en het testen van het SIS. Maar er waren ook een aantal zaken nieuw voor me. Maar ik weet goed wat de eindgebruikers doen en hoe ze het systeem gebruiken, dat helpt al enorm.”
Hoe ga je om met de verschillende academies (en een gezamenlijk SIS)?
“Dat is een goede vraag. We hebben namelijk 6 verschillende academies en niet een hele sterke centrale sturing. Behalve op een aantal zaken zoals inschrijven en diplomering. We kennen dus redelijk veel flexibiliteit en leggen niet te veel verplichtingen op naar de academies. Zij kiezen hun eigen weg, zo hebben sommige academies informatie uit de studentendossiers versnipperd over vier systemen. Uiteraard proberen we zoveel mogelijk te koppelen, onze strategie daarbij is om deze academies te laten zien wat de meerwaarde, flexibiliteit en mogelijkheden zijn van Educator en dat werpt z’n vruchten af.”
Wanneer gaan jullie live?
“In oktober gaan we live, maar dan ook echt live. Dus geen transitieperiode maar gewoon de knop om. Dat is natuurlijk wel spannend, maar levert ook geen dubbele administratie op. Begin juli willen we klaar zijn met het oog op de zomervakantie, dan is hier echt 6 weken niemand aanwezig. Daarna hebben we in september nog voldoende tijd om de laatste dingen te testen of andere puntjes op de i te zetten.” Ik heb er vertrouwen in, want de communicatie is gewoon top, daar valt of staat het gewoon mee. Een goede werkrelatie maakt het verschil en dat allemaal in coronatijd op afstand. Interessant om te zien dat het geen beperkingen oplevert en gewoon doorgaat zo.”
Ook interessant:
Educator live met Studielink koppeling
