De afgelopen maanden zijn er weer nieuwe functionaliteiten ontwikkeld in het studentinformatiesysteem (SIS) van Educator. Op het vlak van financiële afhandeling, inschrijven en correspondentie is er flinke tijdswinst te behalen door een aantal handige functies. In deze blog neem ik de belangrijkste functionaliteiten door.
Afhandelen van betalingen
Vanuit het SIS is het vanaf nu mogelijk om betalingen af te handelen. Deze functionaliteit is ontwikkeld om de financiële administratie te vereenvoudigen. Het financiële proces is volledig aan te sturen en inzichtelijk via het SIS. De meerwaarde hiervan is dat je geen aparte acties hoeft uit te voeren in het boekhoudprogramma, met het risico taken dubbel uit te voeren of juist over het hoofd te zien.
In het SIS bepaal je wat een student moet betalen en genereer je een factuur. Denk hierbij aan collegegeld, een excursie of een factuur voor studieboeken. De facturen worden via een koppeling naar het boekhoudprogramma (zoals Exact of Afas) gestuurd. Als een factuur betaald is krijgt het SIS automatisch een seintje vanuit het boekhoudprogramma, waardoor je in het SIS kunt zien welke facturen wel of niet zijn betaald.
Digitale machtiging
Om de financiële administratie te vereenvoudigen is de mogelijkheid ontwikkeld om studenten een digitale machtiging af te laten geven voor het collegegeld. Dit gebeurt al bij de inschrijving voor de opleiding via Studielink. Als een student de machtiging afgeeft stuurt Studielink de machtiging automatisch door naar het SIS. Vervolgens zorgt de koppeling tussen het SIS en het boekhoudprogramma ervoor dat het collegegeld wordt afgeschreven. In het SIS kun je dus eenvoudig in een overzicht zien welke automatische incasso’s gelukt zijn. Hierdoor kun je op grote schaal collegegeld incasseren en monitoren via het SIS, pure tijdswinst dus.
Bulkacties
In aanvulling op bovengenoemde functies is het mogelijk om acties in bulk uit te voeren, dit scheelt veel handmatig werk. Zo kun je de factuurstatus van meerdere facturen tegelijk wijzigen, of bedragen van facturen in bulk aanpassen. Nieuwe facturen maken kan ook in bulk. Moeten 100 studenten een factuur krijgen voor een excursie? Deze facturen maak je met behulp van deze functionaliteit in 5 minuten!
Correspondentie
Een belangrijke functie binnen het financiële proces is natuurlijk de correspondentie met studenten. De eerdergenoemde facturen die opgesteld zijn in het SIS kun je met gepersonaliseerde velden direct naar de student versturen. Maar ook andere informatie is eenvoudig via het SIS te versturen naar studenten. Door de gepersonaliseerde velden is het mogelijk om één brief te maken die voor de studenten verschillende informatie bevat zoals namen, data, factuurbedragen en meer.
Hieronder een voorbeeld waarbij bovenstaande functies mooi samenkomen:
Een medewerker van de financiële administratie wil checken of alle facturen van de afgelopen maand betaald zijn. Hij gaat in het SIS zoeken op de betaalstatus “niet betaald”. Vervolgens komt er een overzicht uit met allerlei niet betaalde facturen en/of mislukte incasso’s. Vervolgens kan hij een gepersonaliseerd bericht naar al deze studenten tegelijk sturen met het verzoek om het openstaande factuurbedrag (wat per student verschillend kan zijn) binnen 14 dagen over te maken. Op deze manier kan hij met een paar muiskliks studenten bereiken die nog niet betaald hebben.
Ontdubbelen
Daarnaast is er nog een handige functie toegevoegd aan de inschrijffunctionaliteit. De vraag bij een nieuwe aanmelding is altijd: bestaat deze student al in het SIS of nog niet? Als een inschrijving deels overeenkomt met een bestaande student in het systeem dan volgt een melding met een potentiële dubbele student. Vervolgens kan handmatig bekeken worden of dit zo is en de student wel of niet samenvoegen. Dit voorkomt dubbele studenten in het systeem en dus onnodig werk.
Documenten
Tot slot is het vanaf nu ook mogelijk binnen het SIS van Educator om documenten van studenten op een centrale plek op te slaan en in te zien. Dit is gerealiseerd om extra overzicht te creëren. Het was al mogelijk om documenten op te slaan onder het juiste onderdeel, bijvoorbeeld onder het kopje hulpvragen. Vanaf nu is er een extra tabblad “documenten” toegevoegd binnen het studentendossier waar alle documenten van één student zijn terug te vinden. Deze documenten geef je een label mee zoals decanaat of financieel. Alleen collega’s met de juiste rechten kunnen de documenten inzien, wijzigen of verwijderen.
Meer informatie
Eind juli zijn deze functionaliteiten beschikbaar op de Saas omgeving en daarmee te gebruiken (versie 11.8 en 11.9). Wil je meer weten over deze functies om ze in te zitten binnen je organisatie, neem contact met ons op.
