Samen met betrokken onderwijsinstellingen hebben we een aantal nieuwe functies toegevoegd aan ons studentinformatiesysteem (SIS). In deze blog beschrijf ik de checklist voor inschrijvingen en de digitale persoonsverificatie via Studielink.
Checklist voor inschrijvingen
Met de checklist krijg je als studentadministratie eenvoudig en snel inzicht in de status van de verzoeken tot inschrijven. Alle onderdelen uit de checklist moeten op groen staan, voordat je een student daadwerkelijk kunt inschrijven. Bovendien kun je met behulp van zoekfilters een groot aantal studenten tegelijk een persoonlijke reminder sturen, om ervoor te zorgen dat openstaande onderdelen worden aangeleverd.
De checklist kan bestaan uit verschillende checks, zoals verificatie en toelaatbaarheid van vooropleiding, ID verificatie, betaalverplichting, instroom hoger jaar en toelating. Bij elke aanmelding vanuit het webformulier of vanuit Studielink wordt er automatisch gekeken naar alle ingevoerde informatie en op basis daarvan wordt de checklist automatisch aangemaakt. Dit kan dus bij elke aanmelding anders zijn, bijvoorbeeld als een student aangeeft in een hoger jaar te willen instromen. Dan wordt de check “Instroom hoger jaar ” toegevoegd aan de checklist.
Bij bijvoorbeeld de ID verificatie staat de status standaard op “open” in de checklist. Als je de ID verificatie doet in Educator, dan komt dit onderdeel automatisch op groen te staan in de checklist. De andere onderdelen werken op dezelfde wijze. Als een van de checks nog niet op groen staat blijft hij open staan en kunnen medewerkers hierop filteren. Hierdoor kun je in een handomdraai actie ondernemen en heb je altijd de inschrijfstatus van alle studenten op een rij. In het overzichtsscherm met alle inschrijvingen kun je de checklist zichtbaar maken als een tabel. Kolommen in de tabel kun je zelf aan en uit zetten, waardoor je alleen relevante data ziet.
Handmatige check als extra hulpmiddel
Daarnaast is er nog de mogelijkheid handmatige checks toe te voegen aan de checklist. Deze reageren niet op informatie uit het SIS, maar moeten handmatig worden afgevinkt door een medewerker van de studentenadministratie. Dit is relevant als informatie buiten het SIS wordt vastgelegd en je deze toch wil controleren vanuit één totale checklist, bijvoorbeeld dat bepaalde documenten zijn aangeleverd of er een intakegesprek is gevoerd. Op deze manier liggen alle checks vast op één plek en kan de (centrale) studentadministratie overzicht houden op de status van de inschrijving.
Herinschrijvingen en uitschrijvingen
Checklists zijn ook beschikbaar voor herinschrijvingen en uitschrijvingen. Over het algemeen heb je hierbij minder checks nodig, denk bij uitschrijven bijvoorbeeld aan betaling voldaan en het correct afhandelen van het verzoek tot uitschrijven. Herinschrijven wordt met name toegepast in het hoger onderwijs, waarbij in het 2e, 3e en 4e jaar een herinschrijving gedaan moet worden voor het nieuwe schooljaar. Overigens worden herinschrijvingen zoveel mogelijk automatisch verwerkt.
Gerelateerde module: studentregistratie
Digitale persoonsverificatie via Studielink
Buitenlandse studenten maakten tot voor kort zelf een account aan via Studielink, dat konden ze meerdere keren doen waardoor veel dubbelingen (spookaccounts) ontstonden. Voor studenten uit Nederland is dit al jaren goed geregeld via DigiD. Op deze manier wordt er automatisch één account aangemaakt per student bij het inschrijven via Studielink. Voor buitenlandse studenten is dit nu ook mogelijk gemaakt met het project digitale persoonsverificatie (DVP) van Studielink . De organisatie Verify voert de verificatie uit door middel van het scannen van geuploade paspoorten.
Binnen Educator is er een verificatiestatus bijgekomen, namelijk: “geverifieerd via Verify”. Door deze toegevoegde status werkt de hierboven genoemde checklist ook voor buitenlandse studenten. Zodra een student een geverifieerde ID heeft zijn de persoonsgegevens niet meer aan te passen. Voor Educator was het een relatief eenvoudige aanpassing, maar voor Studielink was het een groot thema. Het voordeel van deze aanvulling is veel minder werk voor de (centrale) studentadministratie bij de inschrijving van buitenlandse studenten.
Gerelateerde module: studentregistratie
Meer informatie
Inmiddels zijn deze functionaliteiten beschikbaar op de Saas omgeving en daarmee te gebruiken (versie 11.16). Wil je meer weten over deze functies om ze in te zetten binnen je organisatie, neem contact met ons op.
