Een belangrijk onderdeel bij de afronding van de studie is uiteraard het verkrijgen van een getuigschrift. In het MBO kun je daarbij denken aan het genereren van een diploma, certificaat bij keuzedelen, de evaluatie van slaag/zakregelingen in het kader van het afgeronde examenplan of als de studie niet wordt afgemaakt in de vorm van een MBO Verklaring. In het hoger onderwijs gaat het om een propedeutisch-, bachelor-, of mastergetuigschrift en/of Europees Diploma Supplement.
Educator ondersteunt het proces binnen het studentinformatiesysteem (SIS) om te bepalen of iemand zijn of haar diploma heeft gehaald. Het vastleggen van het besluit van de examencommissie en het genereren van de juiste getuigschriften en bijlagen. Dit kan nog uitgebreid worden met een workflow waarmee diplomering kan worden aangevraagd bij de examencommissie. Het genereren en afdrukken van de getuigschriften met alle bijbehorende bijlagen wordt ondersteund in de module “Getuigschriftenproductie”.
Hoe ziet de module eruit?
Deze module bied je een gestroomlijnde organisatie van het hele proces van de getuigschriftenproductie. Het begint bij de aanvraag vanuit de examencommissie, die al in Educator wordt gedaan. Vervolgens worden er controles uitgevoerd of de aanvraag terecht is. Heeft de student daadwerkelijk alle studiepunten behaald en is het studiegeld betaald? Als “alle lichten op groen staan” dan wordt het getuigschrift op het juiste (waarde)papier afgedrukt. Hierdoor wordt dit vaak foutgevoelige en arbeidsintensieve proces geborgd en sterk vereenvoudigd.
De voortgang is inzichtelijk voor iedereen
Hoe vereenvoudig je het proces?
Doordat de aanvraag gedaan wordt binnen Educator zijn uitgevoerde acties eenvoudig te traceren en is de aanvraag volledig inzichtelijk. Hierdoor kun je enkele controles al naar voren halen in het proces. Dit wordt gedaan door alle criteria voor de afgifte van een diploma op één plek te borgen, namelijk in de norm. Hierdoor is het altijd transparant en worden allerlei handmatige en vertragende controles voorkomen.
Bovendien is het mogelijk om handmatige controles op lijsten buiten het systeem om te zetten naar geautomatiseerde controles. Dit is mogelijk omdat alle informatie, inclusief inschrijfgegevens, zijn teruggebracht tot één scherm. Bij hogeschool Saxion heeft de implementatie van de getuigschriften module ervoor gezorgd dat het proces werd teruggebracht van 37 stappen naar 18 stappen.
Printen loopt weer op rolletjes
Bij getuigschriften komen nogal eens printfouten voor, zonde van dat waardevolle papier! Binnen Educator is er een robuuste aansturing van de printer en is er een waarde nummer controle opgenomen in het proces, waardoor de foutenmarge (bijna) nul is. Hierdoor is het printen van getuigschriften een fluitje van een cent. Medewerkers van hogeschool Saxion die met deze module werken zijn er zeer tevreden over.
Benieuwd naar andere functionaliteiten van het studentinformatiesysteem van Educator? Lees onze blogs over de ROD HO koppeling (voorheen BRON HO) en over de financiële module & correspondentie functionaliteit.
