Op 18 december 2020 ging de koppeling van het Student Informatie Systeem (SIS) van Educator met Studielink live. Hiermee had de Theologische Universiteit Apeldoorn (TUA) de primeur. Ook de Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten (AHK) gaat in 2021 live met de Studielink koppeling. Jacob Maljaars (Product Owner bij Educator) vertelt meer over de koppeling en de realisatie ervan.
Hoe is de koppeling met Studielink tot stand gekomen?
Jacob: “Educator heeft sinds 2018 ingezet op een integraal Student Informatie Systeem (SIS). Op die manier kunnen we onderwijsinstellingen een compleet SIS bieden van aanmelden tot uitschrijven van studenten. Ook de koppeling met Studielink was onderdeel van deze ambitie, waarbij het alleen mogelijk is dit samen met een onderwijsinstelling te realiseren. Met de TUA vonden we de partij waarmee we deze stap konden zetten.”
Wat houdt de koppeling in?
Jacob vervolgt: “De koppeling met Studielink zorgt ervoor dat actuele gegevens heen en weer gestuurd worden van het centrale aanmeldpunt Studielink naar een HBO of WO instelling. Het gaat om de aanmelding, de afwikkeling ervan en uiteindelijk ook het uitschrijven. Daarnaast is er nog de ROD HO koppeling (voorheen BRON HO) met de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) van de overheid. Een cruciale koppeling, omdat onderwijsinstellingen via deze weg de verantwoording doen richting DUO. Dit is noodzakelijk om de financiering te krijgen per student vanuit de overheid. Deze koppelingen worden weleens door elkaar gehaald, maar het zijn twee verschillende koppelingen die allebei noodzakelijk zijn om de studentenadministratie goed uit te kunnen voeren.”
Hoe verliep het project?
“Het was een intensief project met een doorlooptijd van ongeveer negen maanden, maar het verliep erg goed. Er is veel specifieke kennis nodig om die koppeling te bouwen, maar gelukkig hadden we korte lijntjes met Studielink en kregen we goede ondersteuning. Het is belangrijk dat alle gegevens correct worden uitgewisseld, want als een student niet wordt doorgegeven mist een onderwijsinstelling direct een deel van de financiering. Daar hebben we veel tijd en energie ingestoken door alle stappen goed te testen. We hadden het project eerder kunnen afronden, maar de TUA koos ervoor de livegang te plannen in december. Een logische keuze, want dit is namelijk een rustig moment van het jaar op het gebied van studentenadministratie.“
Kun je iets vertellen over vervolg ontwikkelingen binnen het SIS?
“Nu we de Studielink en ROD HO koppeling hebben gerealiseerd hebben we een belangrijke stap gezet. We werken nu aan een financiële module, waarbij de facturatie van bijvoorbeeld collegegeld naar duizenden studenten vanuit het SIS te organiseren is. Wij zorgen ervoor dat de facturen in een boekhoudprogramma komen en daar gaat de automatische incasso in werking. Een mooie extra functionaliteit voor het SIS van Educator. Daarnaast werken we volop aan het SIS van de toekomst, met oog op ontwikkelingen zoals flexibilisering van het onderwijs en leven lang ontwikkelen.”
Houdt onze website in de gaten voor nieuwe ontwikkelingen of meld u aan voor onze nieuwsbrief.
Ook interessant:
Flexibel onderwijs bij Saxion Parttime School
Hoe maakt Educator’s SIS studeren in eigen tempo mogelijk?
