Inmiddels maken alle academies binnen de Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten een klein jaar gebruik van het studentinformatiesysteem van Educator. Jarmo Kuipers werkt als medewerker ICTO beheer en administratie bij de Reinwardt Academie, één van de academies van de hogeschool. Hij vertelt ons meer over hoe het nieuwe SIS onderwijsprocessen binnen zijn academie faciliteert en onder meer persoonlijk leren mogelijk maakt.
Eind oktober 2021 ging de Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten (AHK) live met het nieuwe studentinformatiesysteem (SIS) van Educator. Eerder spraken we al Laura Smit, Hoofd Centrale Studentenadministratie bij de AHK, over het gebruik van SIS vanuit een meer administratief perspectief.
Jarmo Kuipers maakt onderdeel uit van het team ICT in het Onderwijs (ICTO) van de Reinwardt Academie en is vanuit die positie in staat om ons meer te vertellen over de toepassing van het SIS van Educator in de dagelijkse onderwijspraktijk.
SIS als volgsysteem
De Reinwardt Academie is één van de zes academies van de AHK en heeft één HBO-bachelor- (Cultureel Erfgoed) en één masteropleiding (Applied Museum and Heritage Studies). Jarmo: “We hebben zo’n zeshonderd studenten, waarvan er zo’n twintig tot dertig de master volgen.” Daarnaast is er het Heritage Lab van de Reinwardt Academie, waar professionals uit het werkveld cultureel erfgoed trainingen en opleidingen kunnen volgen.
Met het SIS van Educator zijn onderwijsmedewerkers in staat om de leerlingen en hun voortgang nauwgezet te volgen. “Docenten en decanen gebruiken Educator om de voortgang van studenten bij te houden; hoeveel tentamenpogingen iemand bijvoorbeeld al heeft ondernomen en hoeveel studiepunten iemand nog moet behalen.”
Documenten opslaan met juiste rolverdeling
Het SIS dient daarnaast als een opslagplaats voor belangrijke documenten en als een archief voor de onderwijsondersteuning en decanen van de Reinwardt Academie. Jarmo: “In het SIS slaan we belangrijke documenten, zoals behaalde propedeuses en Bewijzen Betaald Collegegeld, op. We hopen er binnenkort ook voor te zorgen dat decanen er hun notities in kunnen opslaan en terugvinden.” Mede doordat Jarmo en zijn team er strikte restricties op nahouden in het SIS. “Bepaalde documenten, daar moet alleen de decaan bij kunnen. Dus wijzen we rollen toe, afhankelijk van je functie”, legt hij uit.
Dat strikt toewijzen van rechten vinden de medewerkers zelf ook fijn. “Immers, wat je met het systeem wílt en wat je ermee kúnt, zijn twee verschillende dingen. Doordat we restricties opleggen, zie je alleen wat je moet zien. En word je als docent bijvoorbeeld ook mentor? Dan moet je meer kunnen dan alleen resultaten invoeren. Zo zorgen we ervoor dat je ook toegang krijgt tot het Studenten Dashboard, waar je inzicht hebt in de studievoortgang van jouw studenten.”
Rapportages voor datagedreven besluitvorming
Een andere functionaliteit binnen het SIS, waar Jarmo’s team veelvuldig gebruik van maakt, is het uitdraaien van rapportages. “Voor zowel docenten als het management. Als een docent de resultaten van een klas of leerlaag wil inzien, dan maken we dat voor hem of haar inzichtelijk.”
Voor het management van de Reinwardt Academie en de AHK gaan de rapportages meer over studierendement en andere belangrijke stuurinformatie om de onderwijspraktijk richting mee te geven. “Die rapportagemogelijkheden sluiten perfect aan bij onze wens om meer datagedreven onze besluitvorming en bedrijfsvoering vorm te geven. Dat deden we vroeger ook al wel, maar dat gaat met het nieuwe SIS veel preciezer.”
Persoonlijk onderwijs mogelijk met Educator
Naast een meer datagedreven besluitvorming, levert het SIS ook een bijdrage aan een andere belangrijke onderwijstrend die speelt binnen de Reinwardt Academie: het faciliteren van persoonlijk onderwijs. Jarmo: “De implementatie van Educator liep bij ons deels gelijk met het implementeren van een geheel nieuw curriculum. Bachelor-studenten kunnen nu in het derde jaar zelf hun curriculum samenstellen. Dit is een intern minortraject, waarbinnen we tientallen onderwijseenheden aanbieden. Het was voor ons wel een uitdaging, hoe we dat in Educator konden verwerken, want standaard studienormen en -contracten waren niet meer afdoende. Maar dat hebben we weten op te lossen.”
Uiteindelijk werd iedere uitdaging gedurende de implementatie en uitrol van het nieuwe SIS het hoofd geboden. “We krijgen van de studenten zelf eigenlijk geen vragen rondom het SIS, dus daar haal ik uit dat ze binnen Educator heel goed hun weg weten te vinden.” Waardoor er voor het team ICTO tijd overblijft om zich bezig te houden met meer onderwijs-gerelateerde onderwerpen. “We kunnen ons nu veel meer focussen op het verder verfijnen van onderwijsprocessen in Educator. Er gaat namelijk veel minder energie naar het managen van het SIS, of het corrigeren van foutieve data.”
Opgeschoonde data en tijdwinst grootste pluspunten
Immers: je kunt je met een gloednieuw SIS wel voornemen om meer datagedreven te gaan werken, maar uiteindelijk geldt ook hierbij: garbage in, garbarge out. Jarmo: “Educator heeft ons ook in staat gesteld om onze data op te schonen. Dat was een belangrijk onderdeel van de implementatie: wat is de gemigreerde data, wat zijn we verplicht om te bewaren en welke data is onjuist?” Nu weten Jarmo en zijn team zeker dat de gegevens in het SIS – en daarmee in de rapportages, nu maar ook over vijf jaar – grotendeels kloppen.
Waar ook veel aandacht naar uit is gegaan en wat de Reinwardt Academie tot op de dag van vandaag veel voordelen oplevert, is de gebruiksvriendelijkheid van Educator. “Ons huidige SIS is veel intuïtiever, krijgen we vanuit de gebruikers te horen. Daar hebben we bij de inrichting van Educator ook echt veel aandacht aan besteed.”
Het feit dat docenten veel tijd kwijt waren aan administratieve taken was een klacht die veelvuldig terugkwam. Jarmo: “Docenten moeten doen waar ze goed in zijn: lesgeven, kennis overdragen, inspireren. Hoe minder tijd ze kwijt zijn met taken uitvoeren in het SIS, des te meer komt dat het onderwijs ten goede.”
Flexibilisering onderwijs ook hoog op de agenda?
Ben je benieuwd hoe het SIS van Educator ook jouw onderwijsorganisatie kan ondersteunen in het faciliteren en aanbieden van flexibel en persoonlijk onderwijs? In deze whitepaper vertellen we je daar meer over. Wil je liever sparren over de mogelijkheden? Neem dan contact op met Roel Nicolai via rnicolai@educator.eu of 06-21246248.
