De Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten (AHK) werkt sinds oktober 2021 met hun nieuwe studentinformatiesysteem (SIS). Hierover sprak ik met Laura Smit, Hoofd Centrale Student Administratie bij de AHK. Ontwikkelingen bij Studielink, inschrijfeisen en bulkfacturen, het komt allemaal voorbij in deze blog.
Wat is je rol bij de AHK?
“Sinds 2019 stuur ik het team van de centrale student administratie (CSA) aan. Wij organiseren de inschrijvingen van de studenten en cursisten en zorgen voor de inning van het collegegeld. Daarnaast ondersteunen we buitenlandse studenten met hun inschrijving, denk hierbij aan het aanvragen van VISA (buiten de EU is dat nodig). Hiermee ondersteunen we collega’s bij de academies en proberen we het alle studenten zo makkelijk mogelijk te maken. Binnen onderwijsinstellingen doen we vaak dingen omdat ze altijd zo gingen. In mijn beleving kunnen veel dingen een stuk efficiënter. Zo hebben we een paar jaar geleden al het papierwerk eruit gegooid en hebben we nu alleen nog maar een digitaal archief (in Educator). Maar we hebben nog flink wat stappen te maken, daarom kijk ik ook graag om me heen hoe andere onderwijsinstellingen zich ontwikkelen op dit vlak, het is jammer om allemaal zelf het wiel uit te vinden.”
Hoe gebruik je Educator?
“Mijn team en ik gebruiken Educator onder andere voor het maken van facturen, het inschrijven van studenten, archiveren van documenten en het bijwerken van de onderwijscatalogus. Dus echt het inschrijfdeel van het systeem, de administratieve kant gebruiken wij. Op dit moment zijn we heel hard bezig om mailtemplates klaar te zetten voor het nieuwe schooljaar. Zo kunnen we eenvoudig grote groepen studenten in één keer een mail sturen, die toch voor elke student persoonlijk voelt.”
Is flexibel onderwijs de toekomst?
“We zien de ontwikkelingen op dit vlak, maar voor ons als AHK zijn ze nog niet altijd relevant. Kunstonderwijs is net een beetje anders door de gespecialiseerde opleidingen waar je een specifiek talent voor moet hebben. Maar ik geloof dat het wel in de toekomst actueel gaat worden binnen de AHK, de markt gaat het van ons vragen. Iets wat momenteel wel speelt is het STAP-budget, we zijn er nu mee bezig om cursussen hiervoor beschikbaar te maken met oog op de ontwikkeling van leven lang leren.”
Onderwijs op maat
“De meeste studenten krijgen bij ons een persoonlijk programma. Maar we brengen ook sommige opleidingen samen, bijvoorbeeld voor het maken van een film. Studenten die bezig zijn met geluid of special effects moeten dan wel op hetzelfde moment met die film bezig zijn. Wij bieden ook minoren aan zoals bij Cultureel Erfgoed en Bouwkunst. Die kunnen door studenten van andere instellingen gevolgd worden om zo buiten hun eigen studie om een uitstapje te maken naar een bepaalde specialisatie.”
Accountant onder de indruk
“In maart kwam de accountant bij ons langs voor de jaarlijkse controle. Klopt het aantal studenten? Wordt er op tijd betaald? Dergelijke vragen moeten beantwoord worden met behulp van het SIS. Toen ik de accountant vroeg wat hij van Educator vond, gaf hij aan dat hij onder de indruk was.
Hij komt bij verschillende onderwijsinstellingen en daar ziet hij systemen die gebouwd zijn als een soort filter voor informatie, waarbij alleen een samenvatting te zien is. Dan is het nodig om goed te zoeken en vragen te stellen om de juiste informatie te krijgen. Hij gaf aan dat in Educator de studentinformatie juist transparant en makkelijk inzichtelijk is.”
Hoe verloopt het inschrijfproces bij AHK?
“Eigenlijk kennen wij hierin twee keuzes. Studenten melden zich aan via Studielink en moeten toelatingsdossiers via gekoppelde systemen indienen. Vrij veel opleidingen kiezen echter voor de andere optie en dat is eerst de toelatingsprocedure doen. Vaak wordt maar 10% ongeveer toegelaten en deze groep gaat zich vervolgens via Studielink aanmelden. Het heeft geen zin om al met inschrijvingen aan de slag te gaan als ze niet worden toegelaten.
Daarnaast komen ongeveer 30% van onze studenten uit het buitenland. Daar komt iets meer handmatig werk bij kijken. Voordat we deze groep daadwerkelijk kunnen inschrijven moeten we eerst nagaan of ze toegelaten zijn, de juiste vooropleiding hebben, betaald hebben en een geverifieerde kopie van een legitimatie ontvangen hebben. Voor dat laatste heeft Studielink een functie ontwikkeld waardoor wij geen paspoorten meer hoeven te controleren. De functionaliteit bestaat pas net, dus er komen nu nog veel niet geverifieerde personalia binnen. In de toekomst willen we dit proces stroomlijnen, ook op het vlak van visa aanvragen en betaling. In het begin is verandering helaas arbeidsintensief.”
Hoe helpt Educator hierbij?
“Vooral door zoveel mogelijk werk in één keer te doen, zonder dat studenten het idee hebben dat ze een nummer zijn. Via gepersonaliseerde e-mail sturen we nu onder andere facturen en reminders in bulk. Het is heel fijn om dit via het SIS te doen, waar alle informatie op één plek te vinden is en ook meteen je archief is. Het zou eigenlijk mooi zijn als de binnenkomende e-mail van studenten in te toekomst ook in het SIS terecht komen, dan heb je echt alles bij elkaar.
Recent heeft Educator een functionaliteit gebouwd waarmee er een automatische filter is op inschrijfeisen. Zo kunnen we heel eenvoudig controleren wie er aan welke eisen al heeft voldoen en via bulk studenten herinneren aan hun openstaande inschrijfeisen. Dat zijn fijne aanvullingen waardoor ons werk steeds eenvoudiger wordt.”
Tot slot
“De migratie van de studentgegevens vanuit ons oude systeem was zeer complex, waardoor we later dan gehoopt volledig met het SIS konden gaan werken. Maar nu we een paar maanden met ons SIS werken heb ik het goed in de vingers en gaat alles een stuk makkelijker dan in het begin.
De samenwerking met Educator was en is heel prettig. Tijdens de implementaties zijn er geen frustraties geweest, het was eigenlijk net alsof je er een jaar lang een paar collega’s bij had. En in wezen ben je ook collega’s tijdens zo’n traject want je hebt dezelfde uitgangspunten en wil hetzelfde bereiken. Het succes moet nog wel gevierd worden met een borrel, nu het weer kan, dus daar wacht ik nog op…”
